Bertrand VINAY
Directeur des Mobilités
Alexandra MELLIER
Chef de projet Transport Evénementiel
Une interview Mobily-Cités – MMT Septembre 2023
Sur cette fin d’année et en 2024, la mobilité française va battre au rythme des grands événements sportifs. En effet, moins d’un an avant les Jeux olympiques et paralympiques de Paris, la Coupe du monde de rugby réunit 20 équipes qui vont s’affronter dans 10 villes de France. Pendant près de deux mois, Kisio orchestre le transport des joueurs et de leur staff, des personnes accréditées et des hospitalités. Alexandra Mellier, chef de projet Transport événementiel, et Bertrand Vinay, directeur des Mobilités chez Kisio, dévoilent les coulisses de ce défi logistique majeur.
Dans le cadre global d’un partenariat mobilité engagé par le groupe SNCF pour la coupe du monde de rugby 2023, le transport des équipes nationales durant l’évènement, a été confié à Keolis ainsi qu’à sa filiale Kisio pour la partie management de projet. Pour le transport des joueurs, les transferts doivent être effectués vers et depuis la vingtaine de camps de base alloués aux différentes nations, avec les déplacements depuis les hôtels, jusqu’aux terrains d’entraînement et aux stades. Et pour des raisons de sécurité, mais aussi pour aider les joueurs à trouver leurs marques, chaque équipe a bénéficié d’un véhicule dédié, avec deux chauffeurs. Au total, 50 véhicules et une centaine de conducteurs auront été mobilisés du 8 septembre au 28 octobre, dans environ 25 villes françaises. La Coupe du monde de rugby apparaît comme une étape charnière pour Kisio, qui a développé l’activité de transport événementiel en 2019… juste avant la crise sanitaire. « Nous avions remporté de beaux contrats, qui n’ont malheureusement pas pu être exécutés. Mais maintenant nous sommes prêts », déclare Alexandra Mellier, chef de projet Transport événementiel chez Kisio.
Une combinaison gagnante : l’humain et le digital
Comme pour les autres missions du transport, le recours au traitement de l’information digitale apporte une aide précieuse dans l’organisation et l’anticipation. Mais la machine ne vient pas remplacer l’homme. « Le numérique intervient de plus en plus dans notre travail, au niveau des systèmes d’aide à l’exploitation, mais aussi des mains courantes informatisées. Ces outils nous permettent de faire remonter et de partager l’ensemble des informations relatives à une mission. Mais le transport reste avant tout une activité de service, qui repose sur les relations humaines et le contact », indique Bertrand Vinay, directeur des Mobilités chez Kisio. Le transport reste un métier de service, et cette dimension prend tout son sens dans l’accueil des visiteurs participant à une compétition sportive ou à un évènement international. « L’activité de conducteur de tourisme est véritablement un métier à part, que l’on ne peut pas comparer avec la conduite d’un bus urbain. Le conducteur est en quelque sorte un ambassadeur pour le groupe qu’il transporte et à qui il va faire découvrir des sites prestigieux », insiste Bertrand Vinay. L’identification et le recrutement des conducteurs sont donc des étapes cruciales, d’autant plus que pour la Coupe du monde de rugby, ils doivent être accrédités. Le délai de préparation d’un tel évènement se compte en mois, et dépasse parfois une année. « Au moment de la signature du contrat, qui intervient plusieurs mois, et généralement plus d’un an avant l’évènement, on a effectué le design du plan de transport, avec l’estimation du nombre de véhicules nécessaires, de leur typologie et du nombre de conducteurs, détaille Alexandra Mellier. Puis, on passe à la phase terrain, au cours de laquelle on va prendre contact avec les filiales du groupe et avec des transporteurs indépendants afin de réunir les moyens nécessaires. Ensuite, on va pouvoir rédiger le plan de transports, et organiser des repérages sur place. » Rien n’est laissé au hasard, et les process sont adaptés en fonction du niveau de sécurisation requis. « Nous devons caler les process en interne, mais aussi avec les transporteurs et avec les clients. Les dispositions varient suivant le contexte et le niveau de la demande en matière de sûreté », ajoute-t-elle.
Afin de monitorer le mieux possible les opérations de transport de la Coupe du Monde de Rugby (plusieurs milliers de services programmés), Kisio a monté une cellule de supervision éphémère dans ses locaux. Pendant 2 mois, à l’aide d’outil de supervision (main courante, téléphonie de centre d’appel, logiciels spécifiques, etc), du personnel dédié assure le lien entre les équipes de rugby, les clients et les transporteurs. Cette équipe, préalablement formée à la gestion opérationnelle et aux éventuels aléas (panne, incident), sait réagir et trouver les solutions afin de garantir le niveau de service attendu. Cette « Tour de contrôle » est en activité sur les plages horaires correspondant à l’activité du tournoi (de 7h-8h le matin jusqu’à la fin des matchs, à 1h00 du matin, 7/7).
Du conseil au terrain, une expertise en développement
Fort de son savoir-faire, Kisio va proposer une prestation d’accompagnement au management de projet, comprenant une partie conseil, une partie gestion de projet, et une partie coordination. La phase conseil comprend le design du plan de transport et l’optimisation avec les transports en commun. La partie gestion de projet consiste à étudier et définir l’ensemble des moyens à mobiliser. « Nous ciblons à la fois les comités d’organisation d’événements sportifs ou culturels, les acteurs spécialisés dans l’événementiel, et en complément nous souhaitons travailler étroitement avec les collectivités locales, qui sont souvent associées à ces grandes manifestations », précise Alexandra Mellier.
S’appuyer sur l’offre existante
Chacun l’a vécu : il est souvent plus rapide et plus pratique de se déplacer en bus urbain ou en métro que d’aller prendre un autocar dédié. Mais ce qui est faisable pour quelques personnes n’est pas forcément transposable à un groupe de sportifs qui doivent se déplacer en toute sécurité, et qui doivent respecter certaines dispositions liées à des contrats de sponsoring. « Nous travaillons également de plus en plus sur la possibilité de recourir au réseau de transport public existant, dans l’idée de ne pas ajouter des moyens mais de mutualiser avec l’offre déjà installée. L’objectif n’est pas forcément de faire voyager les sportifs et leur staff dans les bus ou les tramways avec le reste des voyageurs. Mais dans certains cas, il serait possible de dédier une rame ou un véhicule au trajet d’une équipe, avec un service de sécurité adapté. Il s’agit d’une démarche responsable, d’un engagement en faveur d’une mobilité à la fois plus efficiente et plus engagée, explique Alexandra Mellier. Avec la même philosophie, nous allons également compléter notre offre pour répondre à chaque besoin de transport de nos clients : des voitures avec chauffeur aux vélos ou aux trottinettes en libre-service… » Cette démarche s’inscrit aussi dans le respect des habitants et des riverains, à l’heure où l’opinion publique est de plus en plus sensible à la sobriété. « Améliorer la gestion de projet du point de vue des flux de transport permet de moins peser sur la vie quotidienne des habitants », ajoute Bertrand Vinay.
